Od 1. 7. 2009 jsou v provozu tzv. „datové schránky“ . Všechny organizace, jejichž zřizovatelem nebo většinovým vlastníkem je Plzeňský kraj (dále jen organizace) by si měly požádat o zřízení datové schránky. Tím bude vytvořen jednotný přístup Plzeňského kraje k organizacím v oblasti elektronické komunikace prostřednictvím „datových schránek“.
„Věřím, že většina ředitelů našich organizací bude motivována snahou ušetřit finance ze svého rozpočtu, resp. Plzeňského kraje a využije nabízenou službu datových schránek. Když „papírové“ dopisy směřující na Krajský úřad PK i korespondenci mezi sebou nahradí datovými zprávami, uspoří významnou částku právě za poštovní služby“, vysvětluje náměstek hejtmanky PK Ivo Grüner, který dodává „datové zprávy zaslané prostřednictvím datových schránek mají stejnou právní váhu jako papírově zaslaná písemnost a odesílání datových zpráv pro organizace kraje bude zdarma.
Datové zprávy je nutné také ukládat bezpečným a trvalým způsobem, neboť od jejich doručení jsou v datové schránce uloženy pouze 90 dní. Plzeňský kraj nabízí všem svým organizacím k dispozici „Informační systém VIRTUOS“, který obsahuje i elektronickou spisovou službu. A zároveň Plzeňský kraj organizacím doporučuje, aby tuto nabídku využily, neboť náklady na pořízení a provoz elektronické spisové služby jsou s využitím IS VIRTUOS řádově nižší než u ostatních produktů na trhu.
