Vzhled a umístění předzahrádek je řešen dokumentem vypracovaným Útvarem koncepce a rozvoje města Plzně. Záměrem je docílit vhodného estetického působení restauračních předzahrádek a jejich přizpůsobení významu centrální části města. Dokument se zabývá možnostmi umístění předzahrádek, jejich vizuální stránkou, výběrem vhodných materiálů pro mobiliář, oplocení, doplňky, vzhledem a pojetím stínících prvků a možnostmi uplatnění reklamy. Je také doplněn grafickou přílohou, která znázorňuje nejvhodnější umístění předzahrádek z hlediska prostorových poměrů ulice.
Proces zřízení předzahrádky pro žadatele představuje podání žádosti o povolení užívání veřejného prostranství a získání povolení příslušného silničního správního orgánu, tj. v případě centrální oblasti Odboru dopravy a životního prostředí ÚMO Plzeň 3. Pokud se jedná o předzahrádku v samotném historickém jádru města, pak je třeba před vydáním rozhodnutí získat ještě předběžný souhlas RMO Plzeň 3.
Zároveň je vždy nutné uzavřít Dohodu o technických podmínkách se Správou veřejného statku města Plzně, jejímž předmětem je dohoda podmínek pro užívání části pozemní komunikace ve vlastnictví města Plzně k tomuto účelu.
Poplatek je splatný u příslušného úřadu městského obvodu. Zástupce obvodu tedy jako správce poplatku kontroluje, zda byl zaplacen včas a ve správné výši.
Zástupce SVSMP průběžně kontroluje užívání komunikace a zjistí-li, že uživatel provádí zvláštní užívání v rozporu s uzavřenou dohodou, je oprávněn zastavit užívání a požadovat ústní nebo písemnou výzvou odstranění vad, které vznikly nesprávným užíváním a zároveň je SVSMP oprávněna vyměřit smluvní pokuty, které jsou stanoveny v uzavřené dohodě.
Vzhledem k tomu, že v letošním roce už sezóna probíhá a restaurační předzahrádky mají platná povolení, je stanovena závaznost těchto podmínek s účinností od 1. ledna 2012.
